İŞLETMELERDE BÜTÇE VE ÖNEMİ
Başarılı işletmelerde, ön plana çıkan 3 temel özellik vardır. Bunlar; “Planlama”, “Organizasyon” ve “Denetim”’dir. Faaliyetlerin doğru planlanması, iyi işleyen bir Organizasyon sayesinde değer kazanırken, sağlam bir Denetim, başarının sürekliliğine katkı sağlayacaktır.
Planlamanın araçlarından biri olan Bütçe, her yapıdaki firma için olmazsa olmaz niteliktedir. Bütçelerin amacına ulaşabilmesi için, şirket içerisindeki Koordinasyonun ve Bütçe Kontrolünün etkin biçimde yerine getirilmesi önemlidir.
Her yılın sonuna doğru, birçok firma, bir sonraki yıl veya yılların Bütçe hazırlıkları ile uğraşmaktadır. İşletmeler bütçeyi, yalnızca gelecek yıllara ilişkin Gelir ve Gider kalemlerinin birer tahmini olarak görmemeliler. Bütçenin uygulanması ve kontrolü, en az Bütçenin hazırlanması kadar önemli ve özen gerektiren süreçlerdir.
Doğru işleyen bir Bütçeleme süreci, firmaya şu faydaları sağlayacaktır;
- Üst yönetimin karar alma sürecini kolaylaştırır
- Faaliyetlerin etkin bir biçimde denetimini sağlar
- Tüm birimlerin ortak bir hedefte amaç birliği sağlamalarına yardımcı olur
- İç Denetim sürecine katkı sağlar
- İleriye dönük ve çok yönlü düşünme gereğini doğurur
- İşletmenin günlük operasyonlarından uzaklaşıp, geniş bir açıdan işletmeye bakılmasını sağlar
Firmaların yapısına göre farklı Bütçeleme teknikleri mevcuttur. Fakat başarılı bir Bütçe çalışması, ancak tüm birimlerin sürece dahil edilebilmesiyle ortaya çıkacaktır. Tüm birimler tarafından ayrı ayrı hazırlanacak olan detaylı Bütçelerin, firma içerisinde oluşturulacak bir Bütçe Komisyonu tarafından sorgulanması ve onaylanması önemlidir. Bu sayede birimlerin, Bütçe Komisyonunun sorgulamalarına ve itirazlarına karşı; bilimsel ve veriye dayanan açıklamalar sunmaları gerekecektir. Onaylanmış olan birim Bütçeleri, birleştirilip konsolide hale getirildikten sonra, Bütçenin takibi ve kontrolü sağlanmalıdır. Zaman ilerledikçe, öngörüler ile gerçekleşen tutarlar mutlaka karşılaştırılmalı ve raporlanmalıdır. Gerçekleşen verilerin doğru biçimde ve bütçe formatına yakın şekilde alınabilmesi, iyi işleyen bir muhasebe sistemi ile mümkün olacaktır. Firmalarda kullanılmakta olan Entegre programlar sayesinde bu süreç daha da kolaylaşmaktadır.
Bütçede gerçekleşen sapmalar üzerinde mutlaka değerlendirme toplantıları yapılmalı ve sonuçlar analiz edilmelidir. Dayanaklar, veriler ve açıklamalar tekrar gözden geçirilmeli ve bir sonraki bütçe çalışmaları için dikkate alınmalıdır. Bütçenin ilk ve son aşaması olan, öngörülerin yapılması ve sonuçların değerlendirilmesi noktaları, çok iyi organize edilmelidir.
Değerlendirme
Her işletme kendi bünyesinde, yapısına uygun olacak bir Bütçeleme yöntemi geliştirmelidir. Yukarıda izah etmeye çalıştığım temel prensipler kapsamında; birimlerin ayrı ayrı dahil edileceği, öngörülerine dayanak olarak bilimsel verilerin ve açıklamaların kullanıldığı, mutlaka sorgulanan ve onaya tabi olan, sapmalarının ortaya konabildiği, raporlama ve değerlendirmelere tabi tutulabilen bütçeler oluşturulmalıdır. Tekdüzen Hesap Planının etkin kullanımı ve iyi işleyen bir iç Muhasebe sistemi, Bütçelere önemli veri katkısı sağlayacaktır.