YAZARKASA FİŞLERİNİN GİDER VE KDV AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ

Firmalar, ticari süreç içerisinde çoğu zaman yaptıkları harcamalar ve masraflar karşılığında “Yazarkasa Fişleri” almaktadırlar. Bu yazarkasa fişleri; ortalıkta kaybolmadığı veya hala okunabildiği sürece, kayıtlara girilmesi için Muhasebe servislerinin önüne ulaşmaktadır. Özellikle fatura düzenleme sınırının altında kalan tutarlar için fatura düzenleme zorunluluğunun bulunmaması, bu yazarkasa fişlerinin yaygınlığını arttırmaktadır.

Çoğu zaman Muhasebe ile Vergi ödeyen işverenler arasında gerilime neden olan bu yazarkasa fişlerinin Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından nasıl değerlendirildiği konusunu biraz açmaya çalışalım.

Öncelikle eksik bilinen bir konuyu netleştirelim. Yapılan harcamaların tutarı; fatura düzenleme sınırının altında dahi olsa, Fatura talep edilebilir ve VUK uyarınca satıcının yazarkasa fişi yerine Fatura düzenleme mecburiyeti vardır.

Gelir İdaresi, yayınladığı tebliğler ve özelgeler ile hangi tür yazarkasa fişlerinin gider olarak kabul edildiğine dair konuya açıklık getirmiştir. Aşağıda maddeler şeklinde özetlerini paylaşalım;

VUK 204 sayılı Genel Tebliği ile; aynen şu cümle kullanılmıştır; “Mükelleflerin ticari faaliyetlerine ilişkin olarak; işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın aldıkları (Kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi) ….., İşletmenin bu tür tüketimi dışında satışa konu olacak mal ve hizmetlerin alımında bedeli ne olursa olsun Fatura alınması gerekmektedir.” Bu tebliğ ile; biraz olsun hangi yazarkasa fişlerinin gider olarak kabul edildiği konusu bize fikir vermektedir ancak yeterli değildir. Genel gider niteliğinin kapsamının biraz daha açılması gerekiyordu. Nitekim;

2011 tarihinde yayınlanmış bir Özelge ile “Mükelleflerin şehir içi ve dışındaki iş seyahatlerinde yeme, içme gibi harcamalarının kurum kazancının tespitinde gider olarak kaydedilebilmesi için Fatura ile tevsiki mecburidir” diyerek konuya büyük ölçüde netlik kazandırmıştır.

İdare tarafından yayımlanan Tebliğ ve çeşitli Özelgeler’den vardığımız sonuç şöyle;

Şirketin genel tüketimine ilişkin olarak yapılan; “Kırtasiye, büro, genel gider mahiyetindeki temizlik malzemeleri, küçük demirbaşların sarf malzemeleri gibi harcamalar” yasal fatura düzenleme sınırının altında kalmak şartıyla yazarkasa fişi ile gider olarak kaydedilebilir, KDV’si indirim konusu yapılabilir görüşündeyiz. İşyerinin bulunduğu Adres ile yazarkasa fişi ile harcamanın yapıldığı yerin adresinin makul uzaklıkta olmasının ispat açısından önemli olduğunu unutmayınız.

Şirketin mal veya hizmet üretimine yönelik işyeri dışında yapılan harcamalar veya alımlar; şehir içinde veya dışında yapılan iş seyahatlerinde personel tarafından yapılan yeme içme harcamaları, hizmet üretimi esnasında alınan her türlü malzeme veya masraflar karşılığında mutlaka Fatura alınmalıdır. Yazarkasa fişleri ile bu tür harcamalar kazancın tespitinde gider olarak kabul edilmemektedir. Gider kabul edilmeyen harcamaların KDV tutarları da indirim konusu yapılamaz.

Şirket adına kayıtlı araçlar için alınan benzin veya akaryakıtlarda, plakanın göründüğü yazarkasa fişleri geçerlidir. KDV tutarları da indirim konusu yapılır.

Taksi fişleri kazancın tespitinde, gider olarak kaydedilebilir. Ancak; taksi fişlerinin üzerine şirket kaşesi ve onayını belirtmekte ispat açısından fayda var. Gider olarak kabul edilir ancak KDV indirim konusu yapılamaz.

Yolcu taşıma biletleri, fatura yerine geçer ve şirketlerce gider olarak dikkate alınabilir. Tabii ki; şirket faaliyetlerine yönelik ve şirket personellerine ait olması şartıyla.

Özellikle; şirket çalışanlarının, dışarıda bulundukları satış, pazarlama, dağıtım veya sahada hizmet görevleri esnasında yaptıkları harcamaların çoğunun yazarkasa fişi olması, bu konuda İdarenin, bu fiili durumu da dikkate alarak birtakım esneklikler getirmesi gerektiği kanaatindeyiz.

Genel tüketime girip girmediği şüpheli olan harcamalar için Fatura talep etmenizi önemle tavsiye ederiz.